Cuando ofrezco cursos, conferencias o presento uno de mis libros, las personas me preguntan frecuentemente cómo es que me organizo para lograr tantas cosas en tan poco tiempo. Recientemente, compartiendo ideas con un colega, él me hizo esta misma pregunta. En esa ocasión, al terminar la conversación, reflexioné sobre el tema. Como me ha pasado en otras ocasiones, y que es lo que me ha motivado a escribir algunos de mis libros y crear algunos de mis cursos, llegué a la conclusión de que entonces lo que yo hago para ser productivo no es lo que hace la mayoría. De esa manera, pasé a mirar con detenimiento mis conductas y actividades y llegué a la siguiente conclusión: yo tengo un sistema de productividad.

Mirando mi sistema de productividad, observé que tiene tres pilares: manejo del tiempo, manejo de la información y manejo del proceso creativo. Para ser sincero, me percaté en ese momento de que soy bastante efectivo manejando mi tiempo y mi proceso creativo. No tanto manejando la información. Comencé a compartir este sistema con compañeros de trabajo y colegas y pude observar que todos comentaban que tenían dominio de uno o dos de esos pilares, pero rara vez de los tres. Es normal; no todos estamos atentos a estas tres prácticas. Pero también aprendí que si logras determinar cuál o cuáles de estos pilares dominas, y cuál o cuáles no, de inmediato puedes realizar ajustes y la productividad aumenta. No aumenta solo porque mejoraste en un pilar, sino porque los otros pilares son interdependientes.

También en este proceso de autodescubrimiento llegué a la conclusión de que yo estoy enfocado en los resultados finales. Cuando, además de tener objetivos claros, te enfocas en los resultados finales, típicamente llegas a estos resultados, es decir, alcanzas tu objetivo. Pero eso no contempla en cuánto tiempo o con cuánto esfuerzo llegas allí. De esa manera, comencé a entender que es un conjunto de conductas las que llevan a alcanzar los objetivos en poco tiempo o de manera más eficiente.

Así que llamé a mi método “Sistema de Productividad”. La palabra “Productividad” se presenta de manera compuesta para enfatizar la transición del pensamiento al producto final. Esto representa la idea de que, si estás ocupado todo el tiempo y no sabes cuál es el producto de tus acciones, podrías estar enfrentando problemas, especialmente si buscas lograr algo más. No todos tienen que aspirar a más. De hecho, solo el 1% de la población va más allá de trabajar por dinero con un entendimiento claro de lo que hace, ya sea cumplir con tareas específicas o seguir instrucciones.

Trabajar en un empleo con horario establecido y siguiendo instrucciones puede significar una rutina automatizada donde las tareas ejecutadas no tienen un propósito claro para ti. Cumplir con un horario y realizar las tareas asignadas es respetable y tan valioso como cualquier otro trabajo útil para la sociedad y que genera ingresos. Si esto te describe, este sistema de productividad puede ofrecerte herramientas útiles para entender y potenciar tu trabajo, mejorar tu eficiencia y, quizá, conseguir un ascenso. Eventualmente, podrías alcanzar el máximo nivel que tu organización o empresa permite y, una vez allí, el sistema de productividad también te brindará estabilidad, paz mental y tiempo para disfrutar de la vida. Sin embargo, debes saber que esta no es la población principal a la que se dirige este Sistema.

El núcleo de este sistema es el producto: el resultado tangible de las acciones emprendidas para alcanzar objetivos. Por ejemplo, como docente, desarrollo cursos; estos son el producto. Un escritor produce artículos y libros, un chef crea platillos y un entrenador de baloncesto elabora estrategias de juego, todos con el potencial de generar ingresos o premios. No obstante, esto último no es siempre el caso. Tener un sistema de productividad puede incrementar las posibilidades de éxito. Si aspiras a más, como la independencia financiera, ser dueño de tu negocio, trabajar como freelance, comerciante o emprendedor, entonces es requisito adoptar un sistema de productividad. No es opcional. Este sistema debe abarcar tres pilares fundamentales: gestión del tiempo, manejo de información y proceso creativo. Sin ellos, no podrás alcanzar tus metas eficazmente ni escalar tus actividades a mayor envergadura.

Sistema: Esta imagen muestra un diagrama de Venn con tres círculos que se superponen, cada uno representando un aspecto diferente de mi sistema de productividad. Los círculos están etiquetados como “MANEJO DEL TIEMPO”, “MANEJO DE LA INFORMACIÓN” y “PROCESO CREATIVO”. En las intersecciones de estos círculos aparecen las etiquetas “ORGANIZACIÓN EFICIENTE”, “PLANIFICACIÓN CREATIVA” y “DISEÑO INFORMADO”, que indican sinergias o resultados de la combinación de dos aspectos del sistema. En el centro, donde los tres círculos se intersectan, se lee la palabra “PRODUCTO”, lo que establece que la intersección de la gestión eficiente del tiempo, la información y la creación da como resultado un producto.

Después de considerar muchas preguntas que me realizan sobre cómo logro tantas cosas en mi trabajo principal, en mis servicios profesionales individuales, mis publicaciones y mi vida personal, realicé un análisis de mis comportamientos. En ellos logre identificar mi sistema de productividad. Pero no solo logré eso, también identifiqué con cuál de los tres pilares que sostienen mi sistema no estoy muy comprometido. En mi caso es el manejo de la información. En un sistema de tres pilares, los otros dos se ven comprometidos. Si no manejo bien la información, se afecta mi manejo del tiempo ya que invierto mucho de este valioso recurso en encontrar documentos o información que ya había pasado por mis manos. A la vez, el proceso creativo se ve afectado por que carece de la información o documentación que lo sustente.

Estudiar este sistema de productividad te ayudará primero a identificar si los objetivos que tienes están claros y te lleva a crear productos de valor. También si las acciones, comportamientos y hábitos que tienes te están permitiendo dar pasos en la dirección correcta para alcanzar tus objetivos, metas y crear esos productos. Por otra parte, te permitirá identificar a identificar en cuál de los pilares tienes que trabajar más.

En resumen, este sistema de productividad es para aquellos que buscan más. Para los que quieren abarcarse en una búsqueda de una vida diferente a la que tienen. Para los que están inconformes con el estado actual de las cosas en su vida o que tienen una idea distinta de lo que podrían estar haciendo, aportando o creando.

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